karriere.at/jobs/10036703

Mitarbeiter / Mitarbeiterin Vereinsverwaltung

im Ausmaß von 30 Stunden pro Woche, Dienstort St. Pölten

Über den Job

Anstellungsart

Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 3.500 EUR monatlich

Positionsebene

Berufserfahrung

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

St. Pölten

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Laufer Personalberatungs-KG

Standorte

Graz

Wir suchen eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit, die als „Assistenz plus" die Vereinsverwaltung unterstützt - mit Schwerpunkt auf Gremienarbeit, Dokumentation, Präsentationen und der intelligenten Nutzung moderner Tools.

Wir suchen stellvertretend für

Österreichisches Institut für Verkehrsdateninfrastruktur

Die ÖVDAT GmbH ist eine 100%ige Tochter des Vereins Österreichisches Institut für Verkehrsdateninfrastruktur (ÖVDAT) und agiert im Auftrag der öffentlichen Hand für die Weiterentwicklung der österreichweiten Verkehrsdateninfrastruktur. Unser Ziel ist die Verbesserung von Verkehrssicherheit, Effizien

Ihr Aufgabengebiet

• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen (Vorstand, Präsidiale, Aufsichtsrat, Generalversammlung, Geschäftsführungsausschuss)
• Protokollführung und Beschlussmanagement - sorgfältige Dokumentation und Nachverfolgung von Entscheidungen
• Pflege und Weiterentwicklung der internen Wissensbasis (xWiki): Strukturierung, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Inhalten
• Erstellung professioneller Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für unterschiedliche Hierarchieebenen
• Nutzung von KI-Tools zur Visualisierung von Daten, zur Kontrolle und Aufbereitung diverser Inputs sowie zur Effizienzsteigerung in der Dokumentation
• Schnittstellenfunktion zwischen Vereinsvorstand, Geschäftsführung und Aufsichtsrat - klare und adressatengerechte Kommunikation
• Unterstützung bei der Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und Management-Reports (in enger Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich)
• Rechnungsprüfung und Rechnungslegung von Verein und GmbH
• Begleitung von Jahresabschlussprozessen und Wirtschaftsprüfungen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen und digitalen Arbeitsweisen

Was Sie mitbringen sollten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint und Excel, sicherer Umgang mit Präsentations- und Visualisierungstools
• Erfahrung oder ausgeprägte Affinität im Einsatz von KI-Tools zur Text- und Datenaufbereitung, Visualisierung und Qualitätskontrolle
• Stärken in der Protokollführung, strukturierten Dokumentation und im Wissensmanagement (idealerweise Erfahrung mit Wiki-Systemen, z. B. xWiki)
• Grundkenntnisse im gemeinnützigen Steuerrecht
• Grundverständnis für Vereins- und GmbH-Strukturen sowie Corporate Governance
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge klar und verständlich für unterschiedliche Zielgruppen aufzubereiten
• Strukturierte, genaue und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Diskretion und Kommunikationsstärke
• Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung - Verständnis der Rolle als interne Servicefunktion
• Lernbereitschaft und Offenheit für neue digitale Tools und Prozesse
• Europäische Staatsbürgerschaft

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle von Gremienarbeit, Dokumentation und digitaler Unterstützung
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse und Wissensmanagement aktiv mitzugestalten
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit klaren Governance-Strukturen und Raum für Weiterentwicklung

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 30 Stunden

Dienstort

• St. Pölten

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office
• PowerPoint
• Excel
• Präsentations- und Visualisierungstools
• gemeinnütziges Steuerrecht

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 30 Stunden

Dienstort

• St. Pölten

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office
• PowerPoint
• Excel
• Präsentations- und Visualisierungstools
• gemeinnütziges Steuerrecht

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation

Gehalt

Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500 auf Vollzeitbasis (40 h/Woche). Je nach Qualifikation und Erfahrung Überzahlung möglich

3.500 EUR

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum:

Bis 20.11.2026

Ansprechperson

Mag. Laufer
Personalberaterin

Ihre Bewerbung mit Darstellung Ihrer Eignung und Motivation sowie Ihres bisherigen Werdeganges richten Sie bitte bis 20.11.2026 per smart bewerben an unsere Personalberaterin, Frau Mag. Laufer, Laufer Personalberatungs KG.

Der guten Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass keine Erstattung von Kosten der Bewerbung bzw. von Bewerbungsgesprächen erfolgt.

www.laufer.co.at